1. Determinación de necesidades

Las necesidades de materiales se identifican en las áreas de especialización o bien por medio de la planificación y el control de necesidades. (Puede abarcar tanto la propia planificación de necesidades como el enfoque basado en demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes de esta última.) El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

2. Determinación de fuente de aprovisionamiento

El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores electrónicamente mediante SAP EDI, en caso necesario.

3. Selección de proveedor y comparación de ofertas

El sistema es capaz de simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes. Las comunicaciones de rechazo pueden enviarse automáticamente.

4. Tratamiento de pedido

El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación de un pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También soportan los planes de entregas de proveedor y contratos (en el Sistema SAP, clases de contratos de entrega a largo plazo).

5. Seguimiento de pedidos

El sistema verifica los períodos de reclamación que se han especificado y, en caso necesario, imprime automáticamente recordatorios o cartas de reclamación en intervalos predefinidos. También ofrece un status actualizado de todas las solicitudes de pedido, ofertas y pedidos.

6. Entrada de mercancías y gestión de stocks

El personal de entrada de mercancías puede confirmar la entrada de mercancías introduciendo simplemente el número de pedido. Al especificar las tolerancias aceptables, los encargados de compras limitan los suministros de mercancías pedidas en exceso o incompletos.

7. Verificación de facturas

El sistema soporta la verificación y conciliación de facturas. Se notifican las desviaciones de cantidad y precio al interventor, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedidos y de entrada de mercancías. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

8. Gestión de pagos

Las partidas abiertas se deben pagar para terminar el ciclo